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合同风险的审计识别方法及对策研究

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合同是企业从事经济活动取得经济效益的纽带,但合同管理也存在着风险。产生风险既有主观原因也有客观原因。那么,在日常管理中如何识别合同风险、规避合同风险,减少损失呢?本文结合审计工作实际谈谈合同风险的识别方法及对策。


一、合同风险的识别方法


合同风险识别要求列出所有与合同相关的关键控制点、风险来源、产生条件。风险 识别的方法一般包括:


1.问询法。包括调查问卷法、面谈法、专题讨论法、德尔菲法等。实际工作中多采取调查问卷法。在审计实践中,合同审计调查问卷可以从以下几个方面展开,一是合同管理机构设置及人员 配备情况,二是岗位职 责制订及履行情况,三是合同管理流程情况,四是合同管理基础工作,如相关合同管理制度、合同管理台帐、合同档案管理是否建立健全等。


2.流程图法。主要是将合同从立项签订、招投标、委托授权、市场准入、合同履行、终结及售后服务全过程,以流程图的形式绘制出来,从而确定合同管 理的重要环节,识别合同风险,进而进行风险分析, 提出补救措施。这种方法比较简洁和直观,易于发现关键控制点的风险因素。


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3.测试表法。主要是将合同各关键控制环节以测试表的形式进行测试,以查找合同管理的风险点和控制缺陷,分析其潜在的影响和重要程度,提出规避和防范风险的措施。测试表大体上可以设计以下几种:一是市场准入控制测试表,主要测试合同签订双方队伍资质、市场准入情况、外部队伍考核情况和转包、分包情况。二是招投标和授权批准控制测试表,主要测试经济业务是否按规定进行投标、投标过程是否规范、招投标收入是否纳入统一财务管理、合同签订程序是否到位、甲方代理人是否持有委托授权书。三是合同条款内容及履行情况测试,主要测试合同的标的、数量、质量、价格及酬金标准、履行期限、地点、方式、违约金和赔偿金是否明确具体,履行情况如何,付款凭证的数据是否与物资验收单、发票、合同履行结算单相一致。


4.现场观察。深入合同相关方现场,了解合同双方的资质资信情况,观察工艺流程,获得第一手资料。其客观性较强,是提高审计质量的有效途径。


5.历史分析法。审查与合同相关的财务、统计和企业管理历史资料,如通过检查车辆索赔记录及其他风险信息,确定已投保车辆发生的修理费是否记入成本。


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6.环境分析法。主要是对相关方矛口社会环境变化趋势,可能变更的法律法规等进行深入分析,查找 风险因素和潜在影响。


二、企业合同风险种类


(一)根据风险源的不同,企业在合同管理过程中的风险可以归纳为:


1.来自企业外部的风险-环境风险。主要表现在企业的经营活动受国家法律环境、政治环境和 社会自然环境的影响


2.企业内部管理风险-流程风险。流程风险主要包括决策风险、过程风险、技术风险、非技术风 险、财务风险等。主要体现在以下几方面:企业在投标、签订合同时,会面临诸如技术风险和财务风险;在合同项目实施的过程中,还会存在诸如资金、生产或服务的质量和进度等技术风险和非技术风险,以及合同一方违约的信用风险。


(二)根据发生频率和损害性的不同,企业在合 同管理过程中的风险可以归纳为:(1)高频率、高损 害风险;(2)高频率、低损害风险;(3)低频率、低损害风险;(4)低频率、高损害风险。


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三、合同管理中的风险表现形式


环境风险和流程风险,在企业实施合同管理的过程中可能会以各种形式表现出来,主要体现为:客户风险、决策风险、过程风险等。企业必须正确认识这些风险,并尽可能避免和降低风险。


1.客户风险。客户风险是由于客户原因造成的风险,如客户不配合而使合同执行结果潜藏着风险,以及客户不履行支付行为而形成的违约信用风险。


2.决策风险。在合同项目决策时很容易产生风险,主要表现在产品、技术风险、方案风险和供应商风险。


3.过程风险。过程风险是指在合同执行过程中 发生的风险,主要是有关质量、资金、进度等方面的 原因引起的,表现为质量风险、资金风险、进度风险 和运输风险。


四、防范或规避合同风险的对策


(一)建立健全合同风险管理机制


建立风险管理机制是及时识别、降低和化解风险的有效手段。主要应以优化业务流程、建立风险管理制度和风险监控机制等。


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1.优化合同管理业务流程。企业应根据具体情况综合分析合同管理关键控制点的风险要素,并依据风险管理的原则,建立相应的控制制度,不断改进、优化业务流程,实现高质量、高效率、低成本、低风险的目标。虽然合同种类很多,金额大小不一,但其关键控制点不外乎以下几个方面:一是合同管理制度的制订及落实情况;二是委托授权、市场准入、 招投标程序;三是合同标的审查;四是合同条款内容的真实性和准确性;五是合同履行的全面性和责任追究情况;六是合同管理基础工作情况。


2.建立健全风险管理制度。针对上述关键控制点,应在客户资信评估、合同评审、合同审计、合同项目负责制和合同过程控制方面建立相关的风险管理制度。以实现在保证质量,提高风险管理时效的前提下,不断降低成本,满足客户的需求。


3.完善风险管理机制。建立供方档案库:企业如已通过IS(》9000质量管理体系认证,可结合质量管理体系对合格供方选择评审的要求,建立供方档案库,对各个分包方或供方的履约情况进行详细记录,根据供方档案库中该供方的资信状况和以往的 履约记录,提出该供方履约能力评估意见,供项目负责人和公司管理人员参考。建立健全监督机构:借助于监督机构,对合同执行过程进行风险分析和跟踪,并提出防范措施,是企业有效控制风险的必要手段。全过程的监督:对风险的管理,不能只停留在合同履行完毕后对项目的总结评估上;更重要的是要做到事前防范和化解风险。如合同签约前审计等。监督可以分为定期的阶段性评估和终验后的总结评估(后评估),它们应贯穿于合同执行的全过程。责任追究制:决策失误是造成重大经济损失的最重要的根源。针对当前企业管理中存在的决策随意、成本居高不下、资金管理粗放、产品质量水平低等突出问题,应建立决策责任追究制度,以促进管理者树立牢固的风险意识和偿债意识。


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4.重视保险工作。为转移企业在经营活动中的风险,应考虑对决策行为、交易活动以及经营资产等方面存在的风险给予保险。对于上市公司来说,由于公司董事及高管对市场的动态以及政策的把握无法保证百分之百的准确,因此存在着决策失误的可能。而一旦发生决策失误,董事责任险将可以有效地补偿股东及股民的损失,同时保护董事的利益。董事责任险有利于增强上市公司抵御风险的能力, 也有利于提高公司的公信力。此外,还应考虑货物运输险、财产险、责任险等。


(二)合同风险的处置对策


1.对损失大、概率大的合同风险,如油田地面建设合同要害部位质量风险,要加大工程监理和验收力度,将风险降低到最小。


2.对损失小、概率大的风险,如对零星用料的招投标管理,如果不进行招投标,可能损失额不大,但损失的概率很大,可采取年初一次招投标的方法来降低风险量。


3.对损失大、概率小的风险,如机动车辆可通过投保财产险转移或降低风险,或者在施工合同中将施工者的安全责任在合同条款中明确,将安全责任转移。


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4.对损失小、概率小的风险,如合同结算凭证没有附相关的验收资料,可以督促相关单位采取积极措施,来加以控制。


企业合同管理活动中充满了风险,只有积极的风险监控措施才是化解、缓解风险,并规避或消减风险损失的有效途径。因此,企业只有提高风险防范意识,以科学的态度和方法开展风险管理活动,才能最大限度地提高抵御风险的能力,降低风险的损害程度,从而保障企业健康发展。


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发布时间:2010-09-10

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