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企业招聘:如何防范法律风险

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  金融危机下,企业招聘的风险也在加大,企业在招聘活动中应更加谨慎。招聘是企业人力资源管理的第一个环节,也是非常重要的一个环节。然而,目前很多企业在大力引进人才的同时却忽视了招聘过程中的一个重大风险——法律风险,从而为企业的正常运营埋下了隐患。那么,在企业的招聘过程中,到底存在哪些法律风险,企业又该如何应对?为此记者采访了东卫律师事务所李兵律师。


  风险一:招聘广告岗位职责不详


  现象


  通过发布招聘广告来招揽人才,是企业最常用的一种方式。目前,从对各大招聘网站的分析来看,大多数企业都在招聘广告中对招聘岗位写明了具体要求,但是仍有不少企业只做了简单的叙述。新员工入职后开始试用期以后,就进入一段企业与员工相互考察的时期。在此期间,企业如果发现员工不符合录用条件,是可以提出解除劳动合同的。但是《劳动合同法》对此进行了限制:企业需有证据证明,劳动者不符合录用条件,否则就需承担无故解除劳动合同法律责任。此时,举证责任完全在企业一方。


  对策


  如果企业在招聘广告中对岗位职责进行了详细的列举,则会在一定程度上降低未来举证的难度。企业应当将招聘广告进行存档备案,并保留刊登的原件。而没有在招聘广告中写明岗位职责的企业,可以制作一份详细的岗位说明书,在劳动者签字确认后予以存档,一旦进入诉讼程序,可以作为证据提交。


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  风险二:不能保证劳动者的知情权


  一般情况下,通过面试这个环节,企业对应聘者是否符合工作岗位要求,基本上可以做出一个判断。但作为用人方,企业也应注意对求职者履行相应责任,从而进一步降低企业的招聘风险。


  现象


  一些企业在招聘及面试员工过程中,没有如实告知与劳动者所要从事的工作相关的工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬以及劳动者要求了解的其他情况。而国家为了保障劳动者权利,在《劳动合同法》第八条对企业的告知义务提出了明确规定。而且,在企业未履行告知义务的情形下,根据《劳动合同法》的相关规定,员工不但可以单方解除劳动合同,而且还可要求企业支付经济补偿金。


  对策


  企业可以把这些告知内容以书面形式提供给求职者,并要求其签字确认。除了《劳动合同法》第八条规定的内容外,企业还可将主要规章制度加入告知事项中,以免在发生劳动者违纪时,因未能举证向劳动者如实说明规章制度内容,而陷入尴尬境地。


  此外,“录用通知”也是企业在招聘的最后环节容易忽略的一个问题。


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  “录用通知”在实务中也有企业称之为“聘用通知”、“聘用意向书”、“录取通知”、“聘用要约”等。录用通知书实际上是用人单位向决定录用的员工单方发出的愿意与其建立劳动关系的一种意思表示。如果在录用通知中将劳动合同的主要内容交代得很详细的话,根据合同法的基本原理,这份录用通知书就构成一项要约。如果应聘者对此项要约做出了承诺,则在双方之间则达成了一份合同。在这种情况下,企业撤销录用通知或者不给劳动者办理入职手续,则构成违约,需承担违约责任。因此,建议在发出的录用通知书中,尽量避免将劳动合同内容写入其中,可以将意思表达为录用洽谈通知书,从而规避此项风险。


  根据实务经验,有以下几点问题值得企业予以关注。


  “录用通知”暗藏的风险


  通过一系列面试等程序,企业招聘到了满意的人才,从决定发出录用通知书起,就要防范一系列的风险。


  1、 录用通知与体检的顺序。我们的建议是先让劳动者参加入职体检,在体检合格以后再发出录用通知书。这样,一方面,因为在录用通知发出后,如果企业因员工体检不合格而拒绝录用的话,则很容易被视为就业歧视,引起诉讼风险;另一方面,也可以降低企业的解聘成本,如果发出录用通知之后再让员工体检,体检中如果发现劳动者患有某种疾病,则可能会在用工期间产生病假、医疗期等一系列后续问题,加大企业解聘的成本。


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  2、 录用通知书失效。实践中曾发生这样的情况:企业在发出录用通知书后,劳动者当时没有答复或者答复后没有及时入职,而在几个月后,拿着录用通知书前往企业报到。在这种情况下,企业往往已经找到了替代者并且其已在岗位上工作了数月。这种情况企业如何应对呢?我们建议,企业在录用通知书上加上一条:在接到录用通知后多少日内未能答复或者前往单位报到的,录用通知自动失效。


  3、 录用通知书与劳动合同。在实务中,大多数企业在与劳动者签订劳动合同以后,对之前发出的录用通知书不做任何处理。这就存在法律上的风险:如果录用通知书和劳动合同规定的条款发生冲突,到底以哪一项为准?因为这两份文件都是企业所提供,实务中,如果做出有利于劳动者的解释,企业可能遭遇败诉。因此,有必要在签订劳动合同时约定录用通知书失效,或者应约定在两者发生冲突时,优先适用劳动合同条款。


  不要轻视入职审查


  实践中,很多单位不注重入职审查,加上《劳动合同法》对双重劳动关系的间接承认,轻视入职审查将对用人单位用工带来很大风险:


  ——如果没有进行入职审查,劳动者以欺诈手段入职的,可导致劳动合同无效;劳动者应当按照《民法通则》所确立的实际损失原则,承担赔偿责任,赔偿因其过错而对用人单位的生产、经营和工作造成的直接经济损失。


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  ——因未进行入职审查,而招用了与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者。根据《劳动合同法》的规定,无论该用人单位是否知道其招用的劳动者与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同,是否存在过错,只要存在此类行为,且因该行为对原用人单位造成损失的,该用人单位就应当对其损失承担连带赔偿责任。


  为防范以上风险,李律师建议企业在劳动者入职时要求其提供与原单位解除劳动关系的证明,必要时向原单位求证是否与其解除了劳动关系。同时,企业也应要求劳动者承诺未承担竞业禁止义务。通过以上手段将此项风险予以化解。


  应为每位员工建档案


  在新员工入职后,企业应为每位员工建立员工档案,记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况,以下资料应纳入企业人事档案范围内:1、应聘简历及面试评价表;2、身份证、学历证书、户口本复印件;3、背景调查记录;4、入职登记表;5、体检表;6、员工转正工作总结、考核表;7、劳动合同;8、岗位变动记录;9、薪资调整记录;10、奖惩记录;11、保险缴纳记录;12、与公司签订的其它合同、协议;13、其它有必要纳入档案的资料;14、辞职申请。


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  以上文件中,由员工自己提交的,必须要求员工在上面签字。在实务中发生过这样的案例,有企业因员工提交虚假学历证明而将其解聘,员工提起劳动仲裁时,企业兴冲冲地将员工提供的虚假学位证书的复印件作为证据提交,然而在质证时员工拒绝承认学位证书和简历是由他提供给用人单位的,从而导致单位败诉。对此类情形,企业须做好充分准备,以免落到人财两空的境地。与此同时,企业在要求员工填写入职登记表时,可以加上一条:员工保证向单位提供的信息均为本人真实信息,在上述信息发生变化时,及时与人力资源部联系变更,否则,因此而引发的一切后果由本人承担。从而避免因信息登记不全而给企业带来的风险。


  员工花名册的建立则是企业的一项法定义务。《劳动合同法》第七条规定:用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。对于违反此条的企业,劳动行政主管部门将予以处罚。


  以上是企业招聘过程中可能遇到的一些法律风险的提示,诚然,在实际工作中,个案的复杂性远远超过理论的叙述,这就需要企业HR在实践中多加摸索,增强自身的法律意识,为企业避免这方面的损失。


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发布时间:2010-10-09

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