俗语说：“没有规矩，不成方圆。”企业也必须有自己的规章制度。没有规章制度，企业将如同一盘散沙，企业的发展状也将无从谈起。但是有很多企业在制定企业规章制度的过程中存在一些不合法、不规范的行为，导致法律风险的产生。
（一）规章制度不合法、不完善的法律风险
1、不合法的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据
根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确规定，用人单位的规章制度，只有通过民主程序制定，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，且不与劳动合同、集体劳动合同相冲突，才可以在劳动仲裁和司法审判中作为审理劳动争议案件的依据。否则，用人单位的规章制度将会不予适用。
2、企业可能承担行政责任与赔偿责任
《劳动合同法》第八十条规定，规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
3、劳动者可以解除劳动合同
根据《劳动合同法》第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位需支付经济补偿金。
4、企业失去了抵御劳动争议风险的能力
企业制定规章制度的主要目的是为了维护企业的日常管理及正常秩序。由于劳动争议的复杂多样，仅靠劳动合同的约定是不够的，企业更需借助规章制度才能处理解决。因此，作为解决劳动争议的重要依据的企业规章制度，在处理劳动争议时具有不可替代的作用。如果制定的规章制度无效，企业在处理劳动争议时将陷于被动局面，遭受不必要的损失，也失去了企业抵御劳动争议风险的能力。
（二）如何制定合法有效的规章制度
既然规章制度意义重大，存在较大的法律风险，那么如何制定一套合法有效的规章制度呢？
总体来说，规章制度具有法律效力，应当具有下列四个条件：
1、规章制度的制定主体须具合法性
《劳动法》第4条明确规定：“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动的义务”。《劳动合同法》第四条规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”制定企业规章制度的主体必须合法，有权代表用人单位制定规章制度的，应当是用人单位行政系统中处于最高层次，对用人单位各个部门和全体职工有权实行全面和统一的管理部门。
2、规章制度的内容须具合法性
内容合法就是指用人单位的规章制度其内容符合《劳动法》、《劳动合同法》及相关的法律、法规、规章的规定，不能与法律、法规、规章相抵触，相抵触的部分是无效的。《劳动合同法》第4条规定企业的规章制度要依法制定，《劳动部关于<劳动法>若干条文的说明》指出《劳动法》第4条规定的"依法"是指依据所有的法律、法规、规章，包括宪法、法律、行政法规、地方法规、行政规章。依法制定规章制度，是保证其内容合法的基础。法律有明文规定的，用人单位可以依据法律的规定，制定出符合本企业实际情况的细化、具体的规章制度，对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的，用人单位可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则出台相应的规章制度。
3、规章制度的制定程序须具合法性
最高人民法院《关于审理劳动争议案件若干司法解释》第十九条亦规定，用人单位依法制定的规章制度，经过民主程序，不违反国家的法律、法规及相关政策的，并且向劳动者公示的，可作为人民法院审理案件的依据。
（1）民主程序。所谓民主程序，第一步是讨论程序，与全体职工或职工代表讨论，全体职工或职工代表可提出意见和方案；第二步是协商确定程序，用人单位与职工或公会协商确定。最终的决定权还是在用人单位手中。规章制度的制定缺少民主程序的，一般会认定无效，不能作为用人单位管理、处分劳动者的依据。
（2）公示程序。如何公示、公示的方式及形式，法律上均无明文规定。实践中可以通过组织学习、培训、考试、制作员工手册的方式告知劳动者。无论采取何种方式，对用人单位最安全的方法是让员工签字确认已全部知悉该规章制度并同意遵守。
（三）企业制定规章制度时的风险防范措施
1、保障程序合法化
（1）严格执行民主程序。法律规定用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
企业应严格执行规章制度制定修改应履行的民主程序，这个程序分为两个步骤：第一步是经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；第二步是与工会或者职工代表平等协商确定。一般来说，企业建立了工会的，与企业工会协商确定；没有建立工会的，与职工代表协商确定。
（2）履行公示或告知程序。履行公示或告知程序方面，可用公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等
2、保证实体合法化
由于目前用人单位处于强势地位，为了避免用人单位在制定规章制定上走过场，虽然程序上达到要求，但实质上侵害劳动者权益的情况出现，法律规定了规章制度违法的法律责任。即：违法违规的规章制度无效，劳动者不仅可以随时通知用人单位解除劳动合同，给劳动者造成损害的，用人单位还要承担赔偿责任。如有的企业规章制度规定“劳动者自愿不缴纳社会保险”、“加班是对公司的一种奉献”、“双职工，一方解除劳动合同，另一方必须同时终止”、“禁止公司员工恋爱结婚，否则一方必须立刻离开公司”等等，这类规章制度由于和法律相抵触而无效。所以，企业要保证规章制度在实体上不违法。
3、注重证据意识
用人单位在制定和依据规章制度行使工作管理权时必须具备证据意识，以防发生纠纷时企业举证不能的风险发生。在规章制度制定方面，需要保留已经履行好法定程序的证据，如会议记录、讨论、协商的经过等等书面证据。如经过与工会协商的，协商的会议纪要经工会盖章，工会主席签字确认。在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等。在依据规章制度处理或者解除劳动合同方面，需要保留违规调查方面的证据。
企业应结合行业特征和本企业的具体情况，加强和完善单位的制度建设，使得规章制度行之有效，真正发挥其应有的作用，为企业健康有序发展提供强有力保障。
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