1、确定合同管理机构
应明确由业务部或者财务等部门管理，并且要明确其职责和权限。
2、合同的管理程序、方法与过程的控制
⑴规定由具体部门或者相关人员对合同签订前进行评审及风险评估，至少应评审如下两个方面：①对签约客户的营业执照真实性及执照上注明的经营范围和经营期限进行评审；②通过网络查询其注册资金及通过上门考察其营业场所及是否正常经营。
⑵有专门人员对合同风险进行评估考察（重大合同应让顾问律师审查），可从如下方面评估：①看是否有显失公平的合同条款；②看对方提供的合同文本对我方是否有利；③客户是否有提成违法要求。
⑶规定专门人员起草合同、签订合同、审核合同及批准签订合同。
⑷规定专门的人员对于中途变更合同的管理。
⑸对合同收款阶段进行重点管理，有专门人员定期查询合同款项是否到账，对拖欠合同长时间不还也未过问的，应及时上报，以免超过诉讼时效，从而失去法律的保护。
3、为保证制度的有效运行，应明确相关部门的合同管理责任
4、合同签订、履行、收款阶段的审查
⑴签订合同主体资格的审查
若签约人为非法定代人而是对方特定的业务员等应从如下方面进行审查：①业务员的作为对方员工的身份证明等材料的审查；②业务员与委托单位的关系；③业务员是否有合法有效的委托手续；④特别注意委托代理的权限和期限，防范无权代理、越权代理的情况。
⑵合同主要内容的审查
①审查合同名称与合同内容是否一致；②审查合同当事人的名称或者姓名和住所，认真核对对方名称与对方加盖的公章是否一致；③加强对合同标的的审查，对容易产生歧义的标的名称应加以特别说明；④对标的物的数量、单价及金额应进行必要的核对；⑤质量方面的要求、技术的标准以及供方对质量负责的条件和期限，应当规定明确具体；⑥关于标的物的验收，要严格规定具体的验收程序，如要求对方在收到标的物后及时签收，如有异议应当在一定期限内通知我方，否则视为我方完成合同的履行；⑦关于结算方式及期限应当约定明确；⑧在合同中应约定违约金或者定金条款。
⑶合同履行应注意的问题
①完成交货后一定要由对方签收回单，回单最好有对方的盖章，若没有盖章应有授权人签字（可事先在合同中或者订单中体现出授权人，如在合同中指定的经办人等），若对方指示将货物交与第三方，对方当事人应出具指示收货的书面凭证并由第三方签收回单；②若我方有付款义务，对方收款单位与合同当事人不一致的，应让合同当事人提供书面的付款指示说明；③若对方让第三方对我方付款，应让付款人出具代付款证明；④合同履行中注意保留所有往来的文件；⑤业务部与财务部应密切沟通，对应收账款及时催收，防止欠款超过诉讼时效。
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欧阳春律师，湖南永州人，法学学士，中国司法部注册律师，深圳律师协会会员，广电集团深圳都市频道《法观天下》节目嘉宾律师，深圳律协勤学上进青年律师，广东鹏浩律师事务所优秀律师，获广东鹏浩律师事务所2014年度“办案能手”荣誉称号。
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